Der Alltag vieler Projektverantwortlicher ist geprägt von manuellen, administrativen Aufgaben. Insbesondere im Controlling von Immobilienprojekte gibt es große Optimierungspotentiale. Automatisierung ist hierbei das Stichwort und verspricht durch vordefinierte Abläufe spürbare Entlastung und Zeitersparnis im Arbeitsalltag. Sogar zur langfristigen Existenzsicherung von Unternehmen in der Immobilienwirtschaft trägt Automatisierung durch digitale Technologien bei – dieser Meinung sind über 90% der Befragten in einer aktuellen Studie von EY Real Estate und dem Zentralen Immobilien Ausschuss (ZIA).

Höchste Zeit also, aktiv zu werden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche 11 Aufgaben Sie mit Alasco automatisieren können.

1. Automatische Übertragung der Rechnungsdaten in ein digitales Prüfungssystem

Die digitale Rechnungsprüfung ist durch die beträchtliche Aufwands- und Zeitersparnis Standard in der modernen Projektentwicklung. Sie stellen sich die Übertragung der Rechnungsdaten in das Prüfungssystem kompliziert vor? Ist sie nicht. Einfach die Rechnungs-PDF an eine projektbezogene E-Mail-Adresse schicken oder das Dokument direkt in Alasco hochladen. Danach liest die automatische Texterkennung (OCR) die Rechnungsinformationen aus und überträgt sie in die dafür vorgesehenen Felder. Die Rechnung wurde schon einmal hochgeladen? Kein Problem – Alasco erkennt Rechnungsduplikate und weist Sie direkt darauf hin.

2. Vordefinierte Workflows statt zeitaufwändiger Kommunikation

Wo liegt eine bestimmte Rechnung gerade? Und wer ist im Krankheitsfall für die inhaltliche Prüfung zuständig? Dadurch, dass alle Projektbeteiligten in einem System arbeiten und auf die gleichen Informationen zugreifen, sind zeitraubende Absprachen per E-Mail und Telefon überflüssig. Dank vordefinierter Workflows weist Alasco die Aufgaben inklusive Prioritäten und Dringlichkeit den zuständigen Personen zu. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, gibt Alasco sie automatisch an die nächste Person im Prozess weiter und die Person erhält eine Benachrichtigung. Damit Rechnungen und Nachträge im Urlaubs- oder Krankheitsfall nicht liegen bleiben, lassen sich ebenso Vertretungen im Workflow hinterlegen.

3. Aufgabenlisten und Fristen erleichtern Überblick über Bearbeitungsstand

Als Projektbeteiligte mit administrativen Aufgaben benötigen Sie genaue Informationen zum Projekt. Teamleiter:innen wünschen sich vor allem einen guten Überblick über den Bearbeitungsstand, Zuständigkeiten sowie Fristen von Rechnungen und Nachträge. Alasco bietet den Teamleitenden beispielsweise durch die Rechnungsliste eine intuitive, individuell filterbare Ansicht des Rechnungsstatus. Und das Wichtigste: Die Liste aktualisiert sich automatisch. Dank dieser Informationstransparenz haben Projektleiter:innen die Skonto- und Zahlungsfristen immer im Blick und stärken das Vertrauen ihrer Partner durch pünktlich beglichene Rechnungen.

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Alasco bietet den Teamleiter:innen beispielsweise durch die Rechnungsliste eine intuitive, individuell filterbare Ansicht des Rechnungsstatus (Bildquelle: iStock, cofotoisme).

4. Automatische Verknüpfung der Auftragsbedingungen mit Rechnungslauf

Um den tatsächlichen Auszahlungsbetrag zu erhalten, müssen Sie dank Alasco Auftragsbedingungen wie Versicherungen oder Einbehalte nicht mehr manuell mit der Rechnung abgleichen. Hinterlegen Sie die Angaben einmal pro Auftrag im System. Anschließend werden Sie bei jeder einzelnen Rechnungsprüfung übernommen und die Endsumme automatisch berechnet. So passieren keine Flüchtigkeitsfehler mehr, die Endsumme ist transparent und nachvollziehbar. Und Sie haben jederzeit alle Vertragsinformationen digital im Blick – ganz ohne suchen.

5. Automatischer Datentransfer in die Kostenübersicht

Nie wieder Zahlendreher und Tippfehler: In Alasco erscheinen alle Zahlen und Daten rund um Rechnungsposten, Nachträge und Erlöse automatisch in der Kostenübersicht und in den Prognosen. Auf Grundlage dieser verlässlichen Echtzeit-Daten können Sie unternehmerische und projektbezogene Entscheidungen viel sicherer treffen – einer der größten Vorteile der digitalen Projektentwicklung.

6. Reportings für alle Stakeholder mit einem Klick

Reportings zu erstellen wird mit Alasco zum Kinderspiel: Die automatisch erstellte Kostenübersicht lässt sich dank verschiebbarer Spalten, die sich wahlweise hinzufügen oder deaktivieren lassen, intuitiv und zeitsparend auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Stakeholder anpassen. Wenn Sie mit einer Ansicht zufrieden sind, speichern Sie sie. So können Sie das nächste Mal per Klick zwischen den Ansichten des Teams, des Geschäftsführer und der Investoren wechseln. Sie wollen den Report verschicken? Einfach die gewünschte Ansicht als Excel-Datei exportieren und los.

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Reporting in Echtzeit – intuitiv und schnell mit Alasco (Bildquelle: iStock – courtneyk). 

7. DIN/ VE: Perspektivenwechsel auf Knopfdruck

Betrachten Sie Ihre Daten aus unterschiedlichen Perspektiven: Per Klick lassen sich die Daten in Alasco je nach Interesse in Vergabeeinheiten oder DIN anzeigen. So arbeiten Sie wie gewohnt auf Basis der Vergabeeinheiten, können aber Bank-Reportings in DIN ohne Aufwand und fehlerfrei erstellen – und sparen dabei wertvolle Zeit.

8. Automatisches Rechnungs- und Nachtragsdeckblatt inklusive Prüfstempel für Ihre Buchhaltung

Stempel, Zuständigkeit, Datum und Uhrzeit – am Ende des Rechnungs- und Nachtragsprüflauf wird automatisch ein individuelles Rechnungs- und Nachtragsdeckblatt mit allen Daten generiert, die für Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Rechnungsprüfung sorgen. Für Sie bedeutet das: Nie wieder ausdrucken, stempeln und scannen. 

9. Automatischer Mittelzu- und -abfluss

Die Budgetplanung von Projektentwickler:innen, unterstützt Alasco mit dem automatischen Mittelzufluss und Mittelabfluss. Wenn Sie beispielsweise im April mit 50.000 € Mittelabfluss geplant haben, aber nur Rechnungen von 30.000 € freigeben, verteilen sich die restlichen 20.000 € automatisch auf die Folgemonate. Kleiner Tipp: Dauerrechnungen für bspw. Zinszahlungen können Sie einmal hinterlegen, damit das System sie monatlich automatisch erzeugt. Funktionen, die für Übersichtlichkeit und eine deutliche Zeitersparnis sorgen.

10. Rechnungen unkompliziert und schnell bezahlen

Freigegebene Rechnungen schneller bezahlen: Mit den Schnittstellenoptionen von Alasco können Sie u.a. Zahlungen schneller einleiten. Manuelles kopieren und einfügen von Zahlungsdetails gehören der Vergangenheit an. Alasco erkennt automatisch alle freigegeben Rechnungen und zieht bei Bedarf automatisch den Skonto ab. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle Zahlungsdetails in einem SEPA-Export, welches Sie in jedes beliebige Zahlungssystem hochladen können. Auf diese Weise sind Ihre Rechnungen in wenigen Minuten bezahlt. 

11. Zahlungen schneller anfordern

Nicht nur schneller bezahlen, sondern auch bezahlt werden: Bauträger können in Alasco mit nur wenigen Klicks mehrere Zahlungsanforderungen nach erreichtem Bautenstand anfordern. Alasco zieht sich automatisch alle relevanten Käuferdetails, Ratenbeträge und Bankinformationen zusammen und erstellt in Sekunden Ihre Ratenanforderungen. Manuelle Stapelerstellungen von Zahlungsanforderungen sind nicht mehr notwendig.

Automatisierung lohnt sich

Insbesondere in den Bereichen der Rechnungsverarbeitung und des Zahlungsverkehrs lohnt sich Automatisierung für Projektentwickler und Bauträger. Zu Beginn mag es vielleicht nicht wirkungsvoll erscheinen, einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren, aber beim Blick auf ganze Teilprozesse entlang einer Prozesskette vervielfacht sich die Wirkung. Alasco hilft Ihnen dabei, sich von manuellen Aufgaben zu befreien und Ihr Projektcontrolling ganzheitlich digital zu steuern. 

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