Etablierte Unternehmen setzen häufig auf etablierte Software. Meistens handelt es sich dabei um Lösungen, die im Hause bereits viele Jahre oder gar Jahrzehnte im Einsatz sind. Mit einer Belegschaft, die jeden Arbeitsschritt kennt und an Routineabläufe gewöhnt ist. Verbunden mit technischen und prozessualen Defiziten, für die im Arbeitsalltag geschickt Workarounds gebastelt wurden. Mit einem Team an IT-Experten und (externen) Beratern, die ressourcenintensiv für den laufenden Betrieb, regelmäßige Wartung und Aktualisierungen sorgen. 

Doch mit wachsendem Datenvolumen, höheren Nutzerzahlen, verstärkter Vernetzung, schnelleren Märkten, neuen Datenschutzanforderungen oder Regularien geraten die „Software-Dinosaurier“ verstärkt auf den Prüfstand. Das schlichte „Läuft doch!“ verliert dann zunehmend an Argumentationskraft…

Was für eine Systemumstellung spricht?

Wer bestehende IT-Landschaften nach Effizienzgesichtspunkten evaluiert, kommt in den meisten Fällen zu dem Entschluss, reinen Tisch zu machen. Veraltete Software gegen eine leistungsstarke moderne Lösung auszutauschen, folgt guten Gründen.

Welche Software darf es denn sein?

Natürlich ist der Auswahlprozess für eine neue Software von zentraler Wichtigkeit. Die fünf wichtigsten Kriterien, denen wir uns ausnahmslos anschließen:

  • Entwicklungsgeschwindigkeit

  • Usability

  • Support

  • Verfügbarkeit

  • Reifegrad

Detailliert erläutert werden die Kriterien für eine erfolgreiche Neugestaltung der Systemlandschaft im kostenfreien E-Book ‚Software richtig auswählen‘.

Darüber hinaus muss auch der Aspekt „Schnittstellen, API“ berücksichtigt werden. Neue Softwarelösungen müssen gewährleisten, dass Daten fließen. Neben der nötigen Definition von Standards (siehe auch Erfolgreiche Digitalisierung: Auf Standards gebaut!) sind es intelligente Schnittstellen, also APIs, die den Schlüssel zum Datenaustausch darstellen. Sie legen fest, wie individuelle Systeme miteinander interagieren.

„Was das wieder kostet!“

Klar, eine Systemumstellung erfolgt nicht kostenlos. Allerdings ist vielen Unternehmen nicht klar, dass der Unterhalt und die Weiternutzung von Altsystemen mehr kosten kann. Im Bereich Dokumentenmanagement geben Unternehmen durchschnittlich 60 bis 85 Prozent ihres IT-Budgets für den Unterhalt alter Software-Infrastruktur aus, die ihre geschäftlichen Anforderungen nicht erfüllt***. Die aufgewendeten Mittel für die Umstellung sind dann meisten schneller ausgeglichen als gedacht.

Die Chance zum „Frühjahrsputz“

Wer sein System umstellt, hat die einmalige Chance, seinen Datenbestand gründlich aufzuräumen. Erfahrungswerte besagen, dass mindestens ein Drittel der gespeicherten Daten eines Unternehmens redundant, obsolet oder trivial ist („ROT“) – also keinen Mehrwert erwirtschaftet, sondern nur Kosten generiert. Im Zuge eines Datenumzugs können diese überflüssigen Daten nicht nur ausgesiebt werden – im selben Prozess sollten die relevanten Daten aufbereitet, sortiert und ggf. angereichert werden. Automatisierte Prozesse vereinfachen und beschleunigen diese Phase drastisch, besonders bei umfangreichen Datenmengen. KI-gestützte Verfahren, wie beispielsweise DELPHI von Architrave, haben sich bei der massenhaften Migration von Dokumenten als äußerst effektiv erwiesen.

Change Management

Eine neue Software einzuführen ist nicht nur eine technische und organisatorische Herausforderung. An etablierten Systemen hängt immer auch ein Stück Unternehmenskultur. Die Umstellung bedeutet deshalb häufig nicht weniger als einen Kulturwandel und manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reagieren auf die Umstellung grundlegender Workflows mit Skepsis. Ein detailliertes Change Management Konzept sollte diese Bedenken aufgreifen und bevorstehenden Änderungen ausführlich erläutern. Das Motto heißt: informieren, einbinden, motivieren. Zukünftige Nutzer müssen auf sachlicher und emotionaler Ebene angesprochen und ins Boot geholt werden. 

Fazit

Gute Argumente helfen, die Entscheidung für eine Systemumstellung zu treffen:

  • Mehr Effizienz, besserer Datenschutz, höhere Flexibilität gehen meist mit der Umstellung auf neue Systeme einher.
  • Die Aufwendungen für den Erhalt bestehender Systeme übersteigen oftmals die Kosten für Neuanschaffung und Umzug.
  • Ein solides Change Management holt Teams und Anwender frühzeitig ab und bereitet den Weg für einen reibungslosen Übergang.

Sicher ist auch, dass eine Systemumstellung nicht bis in das letzte kleinste Detail plan- und berechenbar ist. Insofern hängt die Entscheidung auch an einem letzten Faktor: Dem Mut und Gestaltungswillen des Managements. Wie sieht es aus, sind Sie dabei?

* AIIM: Three Considerations BEFORE You Upgrade or Modernize Your Content Infrastructure
** M-files: The 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report
*** AIIM: Five Warning Signs It’s Time to Ditch Your Legacy Document Management System

Nils Freiberg ist Sales Director New Business bei Architrave. Als Regionalleiter der Berliner Immobilienjurioren und Digital Native widmet er sich auch beruflich dem Fortschritt der Immobilienwirtschaft durch Digitalisierung. Ebenfalls engagiert er sich als Gastdozent für die Vorlesungsreihe PropTech an der TU Dortmund.

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