Sie sind der Meinung, die meisten zeitfressenden, händischen Aufgaben lassen sich nicht vermeiden? Dank dieser 9 Alasco Automatisierungen können Sie als Projektentwickler manuelle administrative Aufgaben vollkommen von Ihrer To-Do-Liste streichen. Und profitieren von folgenden Vorteilen: bedeutend mehr Zeit für das Wesentliche im Projekt sowie volle Kontrolle über den Projektverlauf.

1. Automatische Übertragung der Rechnungsdaten in ein digitales Prüfungssystem

Die digitale Rechnungsprüfung ist durch die beträchtliche Aufwands- und Zeitersparnis Standard in der modernen Projektentwicklung. Sie stellen sich die Übertragung der Rechnungsdaten in das Prüfungssystem kompliziert vor? Ist sie nicht. Einfach die Rechnungs-PDF an eine projektbezogene E-Mail-Adresse schicken oder das Dokument direkt in Alasco hochladen. Danach liest die automatische Texterkennung die Rechnungsinformationen aus und überträgt sie in die dafür vorgesehenen Felder.

2. Vordefinierte Workflows anstatt zeitaufwändiger Kommunikationsaufwand

Wo liegt die Rechnung zur Zeit? Und wer ist im Krankheitsfall für die inhaltliche Prüfung zuständig? Dadurch, dass alle Projektbeteiligten in einem System arbeiten und auf die gleichen Informationen zugreifen, werden zusätzliche zeitaufwändige Absprachen per E-Mail und Telefon überflüssig. Dank vordefinierter Workflows weist Alasco die Aufgaben inklusive Prioritäten und Dringlichkeit den zuständigen Personen zu. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, gibt sie Alasco automatisch an die nächste Person im Prozess weiter und die Person erhält eine Benachrichtigung. Damit Rechnungen und Nachträge im Urlaubs- oder Krankheitsfall nicht liegen bleiben, lassen sich ebenso Vertretungen im Workflow hinterlegen.

3. Aufgabenlisten und Fristen erleichtern Überblick über Bearbeitungsstand

Als Projektbeteiligter mit administrativen Zuständigkeiten brauchen Sie genaue Informationen zum Projekt. Teamleiter wünschen sich vor allem einen guten Überblick über den Bearbeitungsstand sowie Zuständigkeiten und Fristen der Rechnungen und Nachträge. Alasco bietet den Teamleitern beispielsweise durch die Rechnungsliste eine intuitive, individuell filterbare Ansicht des Rechnungsstatus. Und das wichtigste: Sie aktualisiert sich automatisch. Durch die Informationstransparenz haben Projektleiter die Skonto- und Zahlungsfristen immer im Blick und stärken das Vertrauen ihrer Partner durch pünktlich beglichene Rechnungen.

4. Automatische Verknüpfung der Auftragsbedingungen mit Rechnungslauf

Um den tatsächlichen Auszahlungsbetrag zu erhalten, müssen Sie dank Alasco Auftragsbedingungen wie Versicherungen oder Einbehalte nicht mehr manuell mit der Rechnung abgleichen. Hinterlegen Sie die Angaben einmal pro Auftrag im System. Anschließend werden sie bei jeder einzelnen Rechnungsprüfung übernommen und die Endsumme automatisch berechnet. So passieren keine Flüchtigkeitsfehler mehr, die Endsumme ist transparent und nachvollziehbar. Und sie haben jederzeit alle Vertragsinformationen digital im Blick – ganz ohne suchen.

5. Automatischer Datentransfer in die Kostenübersicht

Nie wieder Zahlendreher und Tippfehler: In Alasco erscheinen alle Zahlen und Daten rund um Rechnungsposten, Nachträge und Erlöse automatisch in der Kostenübersicht und in den Prognosen. Auf Grundlage dieser verlässlichen Echtzeit-Daten können Sie unternehmerische und projektbezogene Entscheidungen viel sicherer treffen – einer der größten Vorteile der digitalen Projektentwicklung.

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6. Verschiedene Reportings für Projekt-Stakeholder und Vorgesetzte mit einem Klick

Reportings zu erstellen wird mit Alasco zum Kinderspiel: Die automatisch erstellte Kostenübersicht lässt sich dank verschiebbarer Spalten, die sich wahlweise hinzufügen oder deaktivieren lassen, intuitiv und zeitsparend auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Stakeholder anpassen. Wenn Sie mit einer Ansicht zufrieden sind, speichern Sie sie. So können Sie das nächste Mal per Klick zwischen den Ansichten des Teams, des Geschäftsführer und der Investoren wechseln. Sie wollen den Report verschicken? Ansicht als Excel-Datei exportieren und los.

7. DIN/ VE: Per Klick die Perspektive auf Ihre Daten wechseln

Gleiche Daten aus verschiedenen Perspektiven: Per Klick lassen sich die Daten in Alasco je nach Interesse in Vergabeeinheiten oder DIN anzeigen. So arbeiten Sie wie gewohnt auf Basis der Vergabeeinheiten, können aber Bank-Reportings in DIN ohne Aufwand und fehlerfrei erstellen – und sparen dabei viel Zeit.

8. Automatisches Rechnungsdeckblatt inklusive Prüfstempel für Buchhaltung

Stempel, Zuständigkeit, Datum und Uhrzeit – am Ende des Rechnungsprüflaufs erstellt sich automatisch ein individuelles Rechnungsdeckblatt mit allen Daten, die für Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Rechnungsprüfung sorgen. Das heißt für Sie: Nie wieder ausdrucken, stempeln und scannen. Und wenn Sie Alasco Expert haben, wird das Rechnungsdeckblatt dank unserer DATEV-Schnittstelle automatisch an Ihre Buchhaltung übermittelt.

9. Automatischer Mittelzufluss und Mittelabfluss

Auch wenn die Budgetplanung in den Aufgabenbereich der Projektentwickler fällt, unterstützt Alasco mit dem automatischen Mittelzufluss und Mittelabfluss. Wenn Sie beispielsweise im April mit 50.000 € Mittelabfluss geplant haben, aber nur Rechnungen von 30.000 € freigeben, verteilen sich die restlichen 20.000 € automatisch auf die Folgemonate. Kleiner Tipp: Dauerrechnungen für bspw. Zinszahlungen können Sie einmal hinterlegen, damit das System sie monatlich automatisch erzeugt. Funktionen, die für Übersichtlichkeit und eine deutliche Zeitersparnis sorgen.

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