Baukosten Controlling gehört auf die Baustelle, nicht in die Buchhaltung

Status Quo von Baukosten: Blindflug für Projektentwickler und Bauherren

60 bis 80 Prozent aller Projekte übersteigen die geplanten Baukosten. Damit fällt der Return on Invest geringer aus als geplant. Ein enormes Problem für den Projektentwickler bzw. Bauherren, dass nicht nur auf unplanbare Risiken zurückzuführen ist, sondern auch auf mangelnde Aktualität und Transparenz im Kostencontrolling.

Durch schlechte Dateninformationen ist nicht nur die Rendite in Gefahr. Auch die Kontrolle über den Cash Flow und die Handlungsfähigkeit im Bezug auf Kostenänderungen reduzieren sich wesentlich.

In vielen Fällen trägt der Projektentwickler die volle Verantwortung für den finanziellen Erfolg von Projekten, hat aber gleichzeitig nicht die Instrumente an der Hand, um dieser Verantwortung wirklich nachkommen zu können.

Daten die nicht wirklich weiterhelfen

Warum ist das so? Projektentwickler, insbesondere von kleinen und mittleren Bauprojekten bis zu einem Volumen von 100 Millionen Euro haben oft nur zwei Arten von Reportings zur Verfügung.

1. Reportings aus der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist weit weg von der Baustelle. Sehr weit. Kein Wunder, denn ihre vorrangige Aufgabe ist es rückwirkend Geschäftsvorfälle zu dokumentieren, geprüfte Rechnungen zu verbuchen und Abschlüsse zu erstellen. Genau diese Monatsabschlüsse landen dann, zum Beispiel in Form einer BWA, beim Projektentwickler. Bis eine elementare Veränderung auf der Baustelle in einem solchen Report ersichtlich wird, vergehen nicht selten bis zu 8 Wochen.

Dass das viel zu spät, um noch reagieren zu können, ist jedem bewusst. Außerdem ist Nachvollziehbarkeit oft gering. Denn aus einer Zahl in einer Tabelle lässt sich in der Regel nicht ableiten, was eigentlich der Grund für eine Veränderung war. Und trotzdem sind diese Abschlüsse weiterhin ein verbreitetes Steuerungsinstrument in der Baubranche.

2. Excel Reportings vom Projektsteuerer

Einige Projektentwickler verlassen sich heute nicht mehr nur auf die Daten aus der Buchhaltung. Sie arbeiten mit Projektsteuerern, welche als eine zentrale Aufgabe die Zusammenstellung von Reportings für den Bauherren haben.

Mittel der Wahl hierfür sind hierbei in der Regel Excel und lokale Softwarelösungen. Meist ohne direkte Verbindung zur Baustelle.

Das Ergebnis sind einzelne Reportings, die monatlich in Form von Tabellen oder PDFs die Veränderungen mit dem geplanten Budget vergleichen. “Immerhin” schon 3 bis 4 Wochen nachdem die Veränderungen eingetreten sind, werden diese dann auch ersichtlich. Aber immer noch deutlich zu spät. Und oftmals gespickt mit Fehlern.

Die Lösung: Vernetzung von Büro und Baustelle in der Cloud

Moderne Software in Kombination mit digitalen und effizienten Workflows befähigt Bauherren die Kontrolle über die Bauprojekte zu übernehmen und so den Return on Invest zu sichern und den Cash Flow verlässlich zu planen.

Mit cloudbasierter Software wie Alasco werden alle Projektbeteiligte miteinander vernetzt. So können die Projektfinanzen von Planer, Bauleiter und Projektsteuerer von Überall kollaborativ aktualisiert werden. Freigabeprozesse und die Kommunikation werden deutlich beschleunigt und vereinfacht. Veränderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Rechnungen, Budgetänderungen, Nachträge und Co. sind sofort mit dem Controlling verknüpft.

Aus veralteten Dokumenten mit geringer Aussagekraft werden so Echtzeit-Reportings. Aus Bauherren im “Blindflug”, werden moderne Projektentwickler, die proaktiv ihre Rendite und den Cashflow managen.