Digitalisierung der Baufinanzen: Nie wieder stempeln!

“Wir können auf den Mond fliegen, aber Baurechnungen werden bei uns immer noch händisch gestempelt!” (anonymer Projektmanager)

Selbst im Jahr 2019 werden Rechnungen bei Bauprojekten noch gestempelt, manuell bearbeitet, gestrichen und per Post an den Nächsten zur Freigabe weiterverschickt.

Durch die Dauer dieses Prozesses ist beispielsweise Skonto für viele Bauherren unerreichbar geworden. Der Freigabeprozess ist nur einer von vielen Prozessen, der heute immer noch manuell abläuft.

Dabei kann man heute schon mit moderner Software, die Funktionalität und digitale Workflows kombiniert, viel Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Sicherheit erhöhen.

Nachteile von händischen Prozesse

Nicht erreichte Skontofristen sind nicht der einzige Nachteile von händischen Prozessen:

1. Fehleranfälligkeit
   Bei einem manuellen Prozess bedarf es immer einem “Push” oder “Pull” der Beteiligten. Oder anders formuliert, zum Beispiel ein “ich bin fertig, jetzt bist du dran.” Auch die einzelnen Prozessschritte selber werden meistens “ungestützt” durchgeführt. So entstehen durch menschliche Unzulänglichkeiten immer wieder Verzögerungen und Fehler.
2. Langsame Reaktionsgeschwindigkeit
   Durch die Dauer manueller Prozesse bekommt der Bauherr erst mit großer Verspätung ein Bild über den Stand der Kosten seiner Projekte. Bei Kostenüberschreitungen fehlt damit in einem frühen Stadium die Möglichkeit noch darauf zu reagieren.
3. Fehlende Transparenz und verlorene Erfahrungswerte
   Während einem Prozess entstehen viele wertvolle Informationen, die für den Projektverlauf als auch für Folgeprojekte spannend sind. Da die einzelnen Beteiligten und Daten nicht durchgängig miteinander vernetzt sind, können Veränderungen nicht nachvollzogen werden und der Bauherr kann die Informationen nicht für die Aufarbeitung und Planung neuer Projekte nutzen.

Moderne Workflows? Nicht mit lokalen Exceldateien und veralteter Software!

Manuelle Prozess sind oftmals vor allem deshalb manuell, weil bestehende Softwarelösungen eine Vernetzung aller Projektbeteiligten und das Abbilden von Workflows nicht vorsehen. So werden fehleranfällige Exceldateien in unterschiedlichsten Versionen per Email versendet oder der Zugriff auf die lokale Software ist nur vom Computer im lokalen Netzwerk möglich.

Moderne Software vernetzt alle Beteiligten eines Prozesses

Durch Softwarelösungen wie Alasco, werden aus manuellen Prozessen digitale Workflows. Alle Projektbeteiligte arbeiten im gleichen System. Aufgaben werden automatisch erstellt und werden nicht mehr vergessen. Für jeden Prozessschritt zugeschnittene Benutzeroberflächen verhindern Fehler und erhöhen den Fokus. So gewinnen Unternehmen Geschwindigkeit und erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Unterm Strich bleibt so mehr Zeit, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren: Den Ankauf, Bau und Verkauf von Projekten.