Umlaufmappen mit Papierrechnungen, die per Hand gestempelt und abgezeichnet werden, bestimmen immer noch den Arbeitsalltag vieler deutscher Mittelständler. Durch die E-Rechnungsverordnung der Bundesregierung gehört der händische Rechnungslauf bald der Vergangenheit an. Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung erfordert nicht nur die Anpassung der Rechnungsprozesse bei Projektabwicklungen für öffentliche Auftraggeber. Auch privatwirtschaftliche Unternehmen sollten in Hinblick auf mögliche Wettbewerbsnachteile die Entwicklung aufmerksam beobachten.

Was besagt die E-Rechnungsverordnung?

Schritt für Schritt wird derzeit in Deutschland ein einheitlicher Rechnungsstandard eingeführt. Das Ziel ist eine flächendeckende elektronischen Rechnungsübermittlung. Die E-Rechnungsverordnung tritt  mit dem 27. November 2020 vollständig in Kraft. Ab diesem Stichtag sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Standardformat XRechnung auszustellen und digital bei der Rechnungseingangplattform (ZRE) einzureichen. Als Grundlage für die Umsetzung der neuen Richtlinie dient die Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Die Regel trifft zunächst alle für öffentliche Institutionen tätigen Auftragnehmer, darunter auch Unternehmen aus der Bau- und Immobilienindustrie.

Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?

Nach der neuen Verordnung ist nicht jedes per E-Mail verschickte PDF- oder Word-Dokument eine E-Rechnung. Das von der Bundesregierung bevorzugte Standardformat XRechnung entspricht einem strukturierten Datensatz, der in einem XML-Dokument abgebildet wird. Dahinter verbirgt sich die Notwendigkeit, dass der Empfänger die in der Rechnung enthaltenen Daten einlesen, prüfen und automatisch weiterverarbeiten kann.

Wie ist der Status Quo zum Einsatz elektronischer Rechnungen in Deutschland?

Laut einer aktuellen Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg bevorzugt rund die Hälfte der deutschen Unternehmen digitale Rechnungen gegenüber gedruckten Rechnungen. Der Begriff schließt insbesondere gängige digitale Formate wie Word- und PDF-Rechnungen ein. Insgesamt 80 Prozent der digitalen Rechnungen im Umlauf werden derzeit per PDF verschickt. Ein Dateiformat, das basierend auf der neuen Gesetzeslage bald nicht mehr ausreicht für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Im Rahmen der Studie wurde ebenfalls deutlich: Rechnungen werden digital erstellt und verschickt, doch die Rechnungserfassung ist ein Sprung zurück in das Analoge: Vier von zehn befragten Unternehmen drucken eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. Ebenso viele übertragen die Rechnungsdaten manuell in das interne System.

Welche Auswirkungen hat die Einführung der E-Rechnungsverordnung auf deutsche Unternehmen?

Die E-Rechnung stellt nicht nur Auftragnehmer öffentlicher Bauprojekte vor Veränderungen, auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft sollten ihren Rechnungsprozess an der neuen Regelung ausrichten. Die Richtlinie betrifft bereits jedes zweite Unternehmen in Deutschland, egal ob klein, mittelständisch oder groß: Etwa 50 Prozent der deutschen Unternehmen haben einen geschäftlichen Vertrag mit mindestens einer öffentlichen Institution abgeschlossen.

In anderen europäischen Ländern ist die flächendeckende elektronische Rechnungsstellung bereits umgesetzt – und das nicht nur bei Aufträgen für öffentliche Institutionen. Beispielsweise müssen seit dem 1. Januar 2019 Rechnungen aller in Italien ansässigen Unternehmen im B2B- und B2C-Bereich über ein offizielles System versendet werden. Auch Frankreich, Dänemark und Österreich verfolgen ähnliche Modelle.

Welche Vorkehrungen müssen in Ihrem Unternehmen getroffen werden?

Für alle Unternehmen wirft die Umstellung auf elektronische Rechnungen eine Vielzahl an Fragen auf: Wie erfolgt die Dokumentation der Rechnungsbearbeitung und -archivierung? Welche rechtlichen Vorgaben sind hierbei zu beachten? Wie kann die interne Akzeptanz der E-Rechnung gefördert werden? Sind die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnung im Unternehmen gegeben? Auf diese und weitere Überlegungen müssen intern Antworten gefunden werden. Nicht nur auf die Geschäftsbeziehung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber kann eine ungenügende Vorbereitung negative Auswirkungen haben. Erfolgt die Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen nicht nach den gesetzlichen Vorgaben wird einerseits gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen, andererseits drohen Probleme mit dem Finanzamt.

Beim Blick auf die Entwicklungen in unseren Nachbarländern wird deutlich: Es ist nur eine Frage der Zeit bis die elektronische Rechnungsstellung, europaweit bekannt als E-Invoicing, allen deutschen Unternehmen als Muster dient. Entscheidend für das Unternehmen ist somit nicht die Frage nach dem ob, sondern das wie und wann. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit der E-Rechnungsverordnung, auch in Unternehmen die aktuell keine Projekte für die öffentliche Hand bearbeiten, wird einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.

Alle Vorteile der E-Rechnung lassen sich durch digitales Kostenmanagement im gesamten Projektverlauf noch besser ausschöpfen. Zeitintensive manuelle Prozesse im Kostencontrolling gehören durch den Einsatz von Softwarelösungen wie Alasco der Vergangenheit an. Digitale Workflows verkürzen die Dauer einer Rechnungsfreigabe, Aufgaben werden automatisch erstellt und zugewiesen und Rechnungen lassen sich zu jeder Zeit und an jedem Ort freigeben. Alle Soll- und Ist-Kosten eines Bauprojekts werden aktuell abgebildet. Für Unternehmen ergeben sich dadurch umfassende Transparenz und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Projekte.

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