Umlaufmappen mit Papierrechnungen, per Hand gestempelt und abgezeichnet, bestimmen den Arbeitsalltag in Bau- und Immobilienunternehmen. Durch die E-Rechnungsverordnung der Bundesregierung gehört dieser händische Rechnungslauf ab 27. November 2020 der Vergangenheit an. Offiziell sind dann alle Rechnungen in Projektabwicklungen für öffentliche Auftraggeber digital zu stellen. Das betrifft 50 Prozent aller in Deutschland tätigen Unternehmen. Diese profitieren durch die digitalen Rechnungen von mehr Kontrolle über den Cashflow, mehr Transparenz aller projektbezogenen Finanzdaten und Aktualität im Kostencontrolling.

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Sie möchten über die gleiche Handlungsfähigkeit hinsichtlich der Kosten Ihres Bauprojekts verfügen, arbeiten aber nicht für die öffentliche Hand? Gehen Sie als Vorreiter voran und sichern sich Ihren Wettbewerbsvorteil und steuern Sie Ihre Projektfinanzen ab sofort ganzheitlich digital.

So profitieren Sie in Ihrem Immobilienprojekt von der E-Rechnung

  • Fehlerfreie Übertragung und Erfassung der Rechnungsdaten

  • Sichere und verlässliche Daten durch Verringerung manueller Prozesse

  • Zeitersparnis durch die Optimierung, Standardisierung und Automatisierung aller Arbeitsabläufe im Rechnungswesen

  • Digitale Aufbewahrung und ständige Verfügbarkeit aller Daten und Dokumente durch digitale Rechnungsarchivierung

  • Übersichtlichkeit durch die Dokumentation der Rechnungshistorie

Alle Vorteile der E-Rechnung lassen sich noch besser und schneller ausschöpfen, wenn alle Projektfinanzen des Gesamtprojekts digital gesteuert werden. Alasco als Software für das digitale Finanzmanagement vereint Dokumente und Projektbeteiligte in einer Plattform und verringert zeitintensive manuelle Prozesse. Verträge, Aufträge und Rechnungen werden in Alasco digital verwaltetet und freigegeben. Die Kostenübersicht in Ihren Projekt ist dadurch immer auf dem aktuellsten Stand. Medienbrüche, Intransparenz in den Zahlen oder die aufwändige Suche nach Auftragsdokumenten entfallen: Denn alle Projektbeteiligte greifen zu jeder Zeit auf dieselbe und aktuelle Datenbasis zu. 

Alle Informationen zur E-Rechnungsverordnung auf einen Blick

Schritt für Schritt wird derzeit in Deutschland ein einheitlicher Rechnungsstandard eingeführt. Das Ziel ist eine flächendeckende elektronischen Rechnungsübermittlung. Die E-Rechnungsverordnung tritt  mit dem 27. November 2020 vollständig in Kraft. Ab diesem Stichtag sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Standardformat XRechnung auszustellen und digital bei der Rechnungseingangplattform (ZRE) einzureichen. Als Grundlage für die Umsetzung der neuen Richtlinie dient die Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Die Regel trifft zunächst alle für öffentliche Institutionen tätigen Auftragnehmer, darunter auch Unternehmen aus der Bau- und Immobilienindustrie.

Nach der neuen Verordnung ist nicht jedes per E-Mail verschickte PDF- oder Word-Dokument eine E-Rechnung. Das von der Bundesregierung bevorzugte Standardformat XRechnung entspricht einem strukturierten Datensatz, der in einem XML-Dokument abgebildet wird. Dahinter verbirgt sich die Notwendigkeit, dass der Empfänger die in der Rechnung enthaltenen Daten einlesen, prüfen und automatisch weiterverarbeiten kann.

Laut einer aktuellen Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg bevorzugt rund die Hälfte der deutschen Unternehmen digitale Rechnungen gegenüber gedruckten Rechnungen. Der Begriff schließt insbesondere gängige digitale Formate wie Word- und PDF-Rechnungen ein. Insgesamt 80 Prozent der digitalen Rechnungen im Umlauf werden derzeit per PDF verschickt. Ein Dateiformat, das basierend auf der neuen Gesetzeslage bald nicht mehr ausreicht für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Im Rahmen der Studie wurde ebenfalls deutlich: Rechnungen werden digital erstellt und verschickt, doch die Rechnungserfassung ist ein Sprung zurück in das Analoge: Vier von zehn befragten Unternehmen drucken eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. Ebenso viele übertragen die Rechnungsdaten manuell in das interne System.

Die E-Rechnung stellt nicht nur Auftragnehmer öffentlicher Bauprojekte vor Veränderungen, auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft sollten ihren Rechnungsprozess an der neuen Regelung ausrichten. Die Richtlinie betrifft bereits jedes zweite Unternehmen in Deutschland, egal ob klein, mittelständisch oder groß: Etwa 50 Prozent der deutschen Unternehmen haben einen geschäftlichen Vertrag mit mindestens einer öffentlichen Institution abgeschlossen.

In anderen europäischen Ländern ist die flächendeckende elektronische Rechnungsstellung bereits umgesetzt – und das nicht nur bei Aufträgen für öffentliche Institutionen. Beispielsweise müssen seit dem 1. Januar 2019 Rechnungen aller in Italien ansässigen Unternehmen im B2B- und B2C-Bereich über ein offizielles System versendet werden. Auch Frankreich, Dänemark und Österreich verfolgen ähnliche Modelle.

Für alle Unternehmen wirft die Umstellung auf elektronische Rechnungen eine Vielzahl an Fragen auf: Wie erfolgt die Dokumentation der Rechnungsbearbeitung und -archivierung? Welche rechtlichen Vorgaben sind hierbei zu beachten? Wie kann die interne Akzeptanz der E-Rechnung gefördert werden? Sind die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnung im Unternehmen gegeben? Auf diese und weitere Überlegungen müssen intern Antworten gefunden werden. Nicht nur auf die Geschäftsbeziehung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber kann eine ungenügende Vorbereitung negative Auswirkungen haben. Erfolgt die Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen nicht nach den gesetzlichen Vorgaben wird einerseits gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen, andererseits drohen Probleme mit dem Finanzamt.

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