Nachtragsforderungen, Budgetänderungen und Auftragsgespräche – Das Führen von Verhandlungen gehört für Projektmanager von Bau- und Immobilienprojekten zum Alltag. Doch wie führt man erfolgreiche Verhandlungsgespräche?

Matthias Schranner teilte auf der Alascon seine Tipps, um im Projektmanagement noch besser, selbstbewusster und konsequenter zum Verhandlungsziel zu gelangen. Der Ex-FBI und Polizei-Verhandlungsexperte und CEO von Schranner Negotiation Institute rät, vor und während der Verhandlung drei Prinzipien im Auge zu behalten.

“Verhandlung beginnt dann, wenn ein Konflikt sichtbar wird.”

3 Prinzipien für erfolgreiche Verhandlungen

1. Keine übereilten Entscheidungen treffen

Gerade in stressigen Situationen oder Phasen neigen Menschen zu emotionalen Reaktionen. Aktionismus führt bei einigen zu schnellen, unbedachten Aussagen, andere tendieren dazu, gar nichts zu tun und stattdessen abzuwarten. Diese beiden extremen Richtungen gefährden eine erfolgreiche Verhandlung. Der erste Schritt ist, sich nicht frühzeitig zu einer Aussage oder einem Versprechen hinreißen zu lassen. Als Antworten auf irrationale Forderungen sind die Begriffe ‚Nein‘, ‚Ja‘ und ‚Aber‘ zu vermeiden. Steigt man stattdessen mit  ‘Schwierig’ auf eine Forderung des Gegenüber ein, legt man den Grundstein für weitere Gespräche und treibt die Verhandlung vorwärts.

2. Auf die Gemeinsamkeit statt auf den Konflikt fokussieren

Die Verhandlungsparteien stehen in einem Abhängigkeitsverhältnis zueinander. Beide streben die gleiche Lösung an: Sie wollen eine Projekt vorantreiben, schnelle Entscheidungen treffen und gemeinsam planen. Der beste Einstieg in eine Verhandlung erfolgt deswegen über eine Gemeinsamkeit: Wir sitzen alle im gleichen Boot. Alle Parteien haben die gleichen Probleme und Ziele. Diese Gemeinsamkeit setzt den Rahmen für eine Verhandlung auf Augenhöhe und lässt die Gesprächspartner stärker auf das Ziel statt Differenzen fokussieren. Corona schafft hier eine Besonderheit: Durch Corona befinden wir uns das erste Mal seit 100 Jahren in der Phase, in der man über eine offensichtliche Gemeinsamkeit in die Verhandlungssituation einsteigen kann.

3. Forderung(en) stellen

“Wir sehen oft nur den Konflikt, aber nicht die Gemeinsamkeit.“

Eine hohe, irrationale Forderung ist immer der Einstieg in die Verhandlung, nicht das Ende. Wird von dem Gegenüber eine Forderung gestellt, gilt es, nicht dafür und nicht dagegen zu argumentieren. Stattdessen reagiert man auf eine Forderung der Gegenseite im Idealfall immer mit einer eigenen Forderung. Das kann beispielsweise eine Forderung nach Informationen sein, deren zeitliches Limit vor der Forderung der Gegenseite liegt. Durch eine Gegenforderung bringt man Dynamik in das Gespräch.

Tipps für virtuelle Verhandlungen

Bei virtuellen Verhandlungen gelten die gleichen Regeln wie bei persönlichen Verhandlungen. Deswegen finden auch in diesem Rahmen die drei Verhandlungsprinzipien Anwendung. Diese weiteren Faktoren tragen ebenfalls zu einem gelungenen digitalen Verhandlungsgespräch bei:

Die Verhandlungsführung ändert sich nicht, die richtige Strategie und die richtigen Taktiken führen auch virtuell zum Ziel. Im Videocall muss man jedoch besser vorbereitet sein. Die Zeit ist klar begrenzt und die Verhandlung wird sehr konsequent geführt.

Eine virtuelle Verhandlung ist nur erfolgreich mit einer festgelegten Agenda, einem klaren Team-Set up und einen «roten Faden», um das Gespräch zu strukturieren.

In einer Ausnahmesituation wie Corona empfiehlt es sich, keine kurzfristigen Ziele anzupeilen, sondern langfristige Risiken zu verhandeln.

LinkedIn lässt sich als virtuelle Kaffeemaschine nutzen, um neben der offiziellen, formellen Verhandlung  die Verhandlung inoffiziell weiterzuführen.

Wie auch bei einer persönlichen Verhandlung ist es wichtig, sich nicht zu in einer Reaktion drängen zu lassen. Oberstes Ziel sollte sein, immer den Lead zu behalten unter der Prämisse: “Ich bin Profi, ich werde die Verhandlung professionell und nicht emotional lösen.”

Q & A mit Matthias Schranner

In der Alascon Session gab Matthias Schranner konkrete Tipps für Verhandlungen im Projektalltag und lieferte Antworten auf die folgenden Fragen (ab Minute 13:00). Jetzt Video ansehen und alle Tipps und Antworten aus erster Hand erfahren:

  • Welchen Wert besitzt die Taktik “good cop, bad cop” heute noch?
  • Wie geht man damit um, wenn sich Machtverhältnisse im Laufe der Verhandlungen verändern?
  • Wie sieht das ideale Verhandlungsteam aus?
  • Was sollte ein Projektmanager aktiv einfordern, um als Bauherrenvertreter erfolgreich in Verhandlungen auftreten?
  • Wie schafft man es, ein positives, neutrales Mindset im Vorfeld der Verhandlungen aufzubauen?
  • Was war die krasseste Verhandlungssituation, in der er sich bisher befunden hat?
  • Was würde geschehen, wenn in allen Bauprojekte Deutschlands ab sofort nur noch nach diesen drei Prinzipien verhandelt wird?

Der Verhandlungsexperte Matthias Schranner wurde ursprünglich von der Polizei und dem FBI als Verhandlungsführer für Situationen mit hohen Einsätzen ausgebildet. Seit 15 Jahren beraten er und sein Team vom Schranner Negotiation Institute unter anderem die UNO, globale Konzerne und politische Parteien bei schwierigen Verhandlungssituationen.

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