Kommunikation: Erfolgsfaktor für den Change-Prozess

„Der Zeitpunkt der [Change-]Kommmunikation sollte möglichst frühzeitig gesetzt werden – jedoch nicht ’so früh wie möglich‘, sondern vielmehr ’so früh wie fertig‘.“ – Picot/Freudenberg/Grassner

Wie tritt man dem Wandel offen entgegen?

In der Regel entstehen Ängste, Unsicherheiten und Ablehnung durch einen Mangel an Wissen und Informationen. Darum ist eine kritische Auseinandersetzung mit der Theorie von Veränderung als auch mit der eigenen momentanen Lage hilfreich. Schnell wird deutlich: Veränderung hat es schon immer gegeben, sie verläuft heute nur etwas rasanter. Und: Veränderungsprozesse durchlaufen im besten Fall verschiedene Phasen, die sich planen und steuern lassen. Dabei sollten Erfolgsfaktoren in den Vordergrund gestellt werden, um wiederum Hindernissen den Nährboden zu nehmen. Vor allem sind es Erkenntnisse und Strukturen, die dabei unterstützen, dem Wandel gelassener zu begegnen. Und mit Gelassenheit gelingt auch ein objektiverer Blick auf die eigene Lage und die eigenen Veränderungsnotwendigkeiten.

Erfolgsfaktor Kommunikation

Es gibt zahlreiche Erfolgsfaktoren, wichtig ist ihre Strukturierung. Wir fokussieren uns gerne auf die tragenden Säulen: Führung, Unternehmenskultur, Partizipation und Timing. Als fünfter und wesentlichster Erfolgsfaktor steht die Kommunikation über allen. Sie beeinflusst die anderen Faktoren und bildet deren Dach: gute Führung ist zum großen Teil Kommunikation, im besten Falle offen, transparent, auf Augenhöhe und motivierend. Wie die Kommunikation zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, innerhalb eines Teams sowie zwischen Mitarbeitern verläuft, ist oft in der (in)formellen Unternehmenskultur verankert. Die Partizipation aller Beteiligten, beispielsweise durch kommunikative Formate, trägt einen existenziellen Teil zur Umsetzung und Etablierung einer Veränderung bei. Auch für das Timing gilt nicht nur, wann ein Projekt aufgesetzt wird und wann es abgeschlossen wird. Wichtig ist auch, wann, wie und mit wem im Projekt kommuniziert wird.

WANN möchten Sie WAS kommunizieren?‍‍

Ähnlich wie im Projektmanagement ist es empfehlenswert, einen Kommunikationsplan zu erstellen: WANN möchte und sollte ich WAS kommunizieren? Ein Grundsatz dabei ist immer: So früh wie möglich, so spät wie nötig. Kommunizieren Sie immer erst, wenn es etwas zu kommunizieren gibt. Nebulöse „es könnte sein“ und „vielleicht“ verunsichern und sorgen für unnötige Spekulationen. Darüber hinaus ist es wichtig, alle Beteiligten und Betroffenen zu informieren bevor Externe Bescheid wissen. Von Medien oder Kunden erfahren, was dem eigenen Unternehmen bevorsteht, kommt einem Vertrauensbruch gleich. Das gegenseitige Vertrauen aufbauen und aufrechterhalten ist die wichtigste Kompontente über den gesamten Change-Prozess hinweg.

WER sollte eingebunden werden?

Am Anfang steht immer die Analyse: Wer wird von der Veränderung betroffen sein? Direkt und indirekt? Es lohnt sich, hier über die offensichtlichen Kreise hinaus zu denken. Oft werden Abteilungen oder Personengruppen vergessen, die der Veränderungsprozess nur teilweise trifft, die für dessen Erfolg jedoch wichtig sind. Das können Querschnittsabteilungen, Zulieferer, Dienstleister oder auch Kunden sein. Auch der Betriebsrat und/oder bekannte Vertrauenspersonen und Multiplikatoren sollten und müssen eingebunden werden (Stichwort Partizipation). Ein realitätsnaher, genauer Blick zu Beginn lohnt sich, um im Folgenden Widerstände zu minimieren.

WIE soll kommuniziert werden?

Es gibt viele Wege, auf denen informiert und kommuniziert werden kann. Bei der Auswahl kommt es einerseits auf die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Betroffenen an. Zum anderen auf die bereits bestehenden vertrauten und bewährten Wege (denken Sie auch an die Unternehmenskultur). Wichtig ist, Kommunikationsangebote über den den passenden Kommunikationsmix aufzustellen und zielgruppenspezifische Kommunikationskanäle einzurichten. Diese ermöglichen Beteiligung und Austausch aller in den Change-Prozess involvierten Akteure.

Fazit: Wandel durch Kommunikation gestalten‍‍

Das Kommunikationskonzept ist ein wesentlicher Teil Ihres Change-Projekts. Richtiges, individuell angepasstes Kommunizieren garantiert Erfolg: Es schafft Wissen, bindet Menschen ein, generiert Commitment und Verständnis, reduziert Unsicherheiten und damit verbundene Widerstände. Kommunikation findet dabei immer zwischen Menschen statt. Sie sind es letztlich, die über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Menschen mit einem hohen Maß an Veränderungsbereitschaft sind der Garant für den Erfolg und das Fortbestehen der im Wettbewerb stehenden Organisationen.

Über Friederike Fitzel

Friederike Fitzel ist zertifizierter Führungskräfte-Coach, Facilitor LEGO Serious Play und Autorin. Sie arbeitet selbstständig als Coach und Trainerin. Zuletzt erschien im Frühjahr 2019 ihr Buch Abenteuer Wandel – Ihr Coachingleitfaden für den Change-Prozess. Friederike Fitzel und Thomas Fitzel beschäftigen sich darin mit der sich immer schneller werdende, komplexen Welt und wie sie die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Vor allem geht es darum, wie dem Wandel begegnet werden kann. Neben einem grundsätzlichen Abriss zum Thema Change unterstützen die Coaching-Teile Führungskräfte in allen Bereichen, damit der Wandel gelingt.