Real-Time Reporting: Die Bedeutung von Echtzeitdaten für Ihr Kostenmanagement

„Der wichtigste Gebrauchsgegenstand, den ich kenne, ist die Information.“

Nicht nur an der Börse sind aktuelle Daten das Non plus Ultra, um erfolgreich agieren zu können. Bei Bauprojekten sind ab der Kostenschätzung noch 20% der Kosten beeinflussbar*. Deshalb ist es für ein aktives Kostenmanagement enorm wichtig jederzeit Zugriff auf verlässliche und aktuelle Informationen zu haben, um schnelle und informierte Entscheidungen treffen zu können.

Bei Bau- und Immobilienprojekten werden zwar keine Entscheidungen innerhalb von Millisekunden, wie an der Börse, benötigt. Aber zwischen Ereignis und dessen Reporting sollten auch keine Wochen vergehen. Genau so geschieht es jedoch immer noch bei vielen Projekten. Mit teilweise dramatische Folgen für die Rendite und die Qualität.

Grund dafür sind in der Regel mangelhafte Prozesse im Kostenmanagement und der Einsatz von veralteten oder ungeeigneten Tools.

Schnellere und bessere Informationen in drei Schritten

Es ist nicht schwer eine Infrastruktur aufzubauen, die Kosteninformationen deutlich früher und nachvollziehbarer verfügbar macht. Es bedarf dazu insbesondere drei Transformationen.

1. Von manuellen Prozessen zu digitalen Workflows

Informationen sind oftmals deshalb spät sichtbar, weil der Prozess zur Verarbeitung dieser viele Schritte hat. So dauert es nicht selten fast einen Monat, bis beispielsweise die Höhe der Rechnung eines Nachunternehmers im Kostenreporting beim Entscheider sichtbar wird. Dies ist das Resultat einer fehlenden Automatisierung, zu spät erledigten Freigaben und so weiter.

Moderne Softwarelösungen bieten genau diese Automatisierung an. Workflows werden sauber abgebildet, Aufgaben automatisch erstellt und Verantwortlichen klar geregelt. So können zum Beispiel Freigabeprozesse von Rechnungen oder Nachträgen um bis zu 80% beschleunigt werden und Daten werden schneller in ihren System erfasst.

2. Moderne Kosten-Software anstatt fehleranfälliger Exceltabellen

Das beliebteste Tool für Reportings in der Baubranche ist Excel. Problematisch für die Qualität und Aktualität ihrer Informationen ist Excel insbesondere durch seine Fehleranfälligkeit und die fehlende Verknüpfungen zu den bereits genannten Workflows. Daten müssen also in der Regel händisch, als Teil eines manuellen Prozesses, in die Tabellen eingefügt werden.

Spezialisierte Software ist, im Gegensatz dazu, in der Lage Daten in dem Moment in dem diese bekannt werden, sofort mit ihren Reportings zu verknüpfen. Somit sind die Informationen nicht nur automatisch und sofort verfügbar, sie sind auch garantiert fehlerfrei.

3. Einfachere Kommunikation und weniger Missverständnisse durch die Vernetzung aller Projektteilnehmer in der Cloud

Wie schon beschrieben, sind Informationen heute vor allem wegen langsamer Prozesse und dem Einsatz von Tools wie Excel oft schon veraltet, wenn Sie reportet werden. Der Einsatz von modernen Softwarelösungen kann die Prozesse zur Datenerfassung und Bearbeitung direkt mit den Auswertungen verknüpfen und diese überall verfügbar machen.

Der zentrale Schlüssel hierbei ist der Einsatz von Cloud-Software, anstatt lokaler Lösungen. In der Cloud können alle Projektteilnehmer von überall auf Aufgaben und Informationen zugreifen. Baustelle, Projektsteuerung und Controlling werden unmittelbar miteinander vernetzt.

So werden die Kosteninformationen zu Bauprojekten transparenter und vor allem viel früher, quasi in Echtzeit, bekannt. So können Projektentwickler und -manager aktiv auf Kosten reagieren, wenn sie auftreten und behalten so die Kontrolle über 20% der Baukosten.

Wollen auch Sie schnellere und bessere Kosteninformationen zu Ihren Bauprojekten? Buchen Sie ein Beratungsgespräch mit uns.

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*Diederichs (1986 ) / Stark (2006)

2019-03-22T11:24:13+01:00