Nicht nur an der Börse sind aktuelle Daten das Nonplusultra, um erfolgreich agieren zu können. Bei Bauprojekten sind ab der Kostenschätzung noch 20 % der Kosten beeinflussbar*. Deshalb ist es für ein aktives Kostenmanagement enorm wichtig, jederzeit Zugriff auf verlässliche und aktuelle Informationen zu haben, um schnelle und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Bei Bau- und Immobilienprojekten werden zwar keine Entscheidungen innerhalb von Millisekunden wie an der Börse benötigt, aber zwischen Ereignis und dessen Reporting sollten auch keine Wochen vergehen. Genau so geschieht es jedoch immer noch bei vielen Projekten. Mit teilweise dramatische Folgen für die Rendite und die Qualität.

Grund dafür sind häufig manuelle, zeitintensive Prozesse im Kostenmanagement und der Einsatz von veralteten oder ungeeigneten Tools.

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„In den Finanzdaten spiegeln sich alle wichtigen Projektinformationen wider: Kosten, Budgets und Nachträge bilden alle Vorgänge im Projekt ab. Jede Planungsänderung oder Verzögerung kann mit einem Eurobetrag beziffert werden.“

Benjamin Günther, Gründer von Alasco

Schnellere und bessere Informationen in drei Schritten

Es ist nicht schwer, eine Infrastruktur aufzubauen, die Kosteninformationen deutlich früher und nachvollziehbarer verfügbar macht. Nötig sind dafür drei Maßnahmen:

1. Von manuellen Prozessen zu digitalen Workflows

Informationen sind oftmals deshalb verspätet sichtbar, weil der vorgelagerte Prozess zur Verarbeitung aus vielen manuellen Schritte besteht. So dauert es nicht selten fast einen Monat, bis beispielsweise die Höhe der Rechnung eines Nachunternehmers im Kostenreporting beim Entscheider sichtbar wird. Dies ist das Resultat einer fehlenden Automatisierung, zu spät erledigten Freigaben und so weiter.

Moderne Softwarelösungen bieten genau diese Automatisierung an. Workflows werden sauber abgebildet, Aufgaben automatisch erstellt und Verantwortlichkeiten klar geregelt. So können z.B. Freigabeprozesse von Rechnungen oder Nachträgen um bis zu 80 % beschleunigt werden und Daten schneller im System erfasst werden.

2. Moderne Kosten-Software statt fehleranfälliger Excel-Tabellen

Das beliebteste Tool für Reporting in der Baubranche ist Excel. Problematisch für die Qualität und Aktualität von Informationen ist Excel insbesondere durch seine Fehleranfälligkeit und die fehlende Verknüpfungen zu den bereits genannten Workflows. Daten müssen also in der Regel händisch, als Teil eines manuellen Prozesses, in die Tabellen eingefügt werden.

Im Gegensatz dazu ist spezialisierte Software ist in der Lage, Daten in dem Moment in dem diese bekannt werden, sofort mit einem vordefinierten Reporting zu verknüpfen. Somit sind die Informationen nicht nur automatisch und sofort verfügbar, sie sind auch garantiert fehlerfrei.

3. Reibungslose Kommunikation durch die Vernetzung aller Projektbeteiligten in der Cloud

Wie schon beschrieben, sind Informationen heute vor allem wegen langsamer Prozesse und dem Einsatz von Tools wie Excel oft schon veraltet, wenn sie reportet werden. Der Einsatz von modernen Softwarelösungen kann die Prozesse zur Datenerfassung und Bearbeitung direkt mit den Auswertungen verknüpfen und diese überall verfügbar machen.

Der zentrale Schlüssel hierbei ist der Einsatz von Cloud-Software, anstatt lokaler Lösungen. In der Cloud können alle Projektteilnehmer von überall auf Aufgaben und Informationen zugreifen. Baustelle, Projektsteuerung und Controlling werden unmittelbar miteinander vernetzt.

So werden die Kosteninformationen zu Bauprojekten transparenter und vor allem viel früher, quasi in Echtzeit, bekannt. Das ermöglicht es, Projektentwickler:innen und -manager:innen blitzschnell auf Kostenänderungen zu reagieren und permanent die Kontrolle über alle Baukosten zu behalten.

Mithilfe der passenden Software zum Erfolg

Vor dem Hintergrund aktueller Herausforderungen in der Immobilienbranche, ist es wichtige denn ja, Projekte kosteneffektiv zum Erfolg zu führen. Dazu gehört, sich den Wert von Daten vor Augen zu führen und die Potentiale von effizientem Datenmanagement für sich zu nutzen. Die Digitalisierung und Modernisierung von Arbeitsschritten ist hierfür unausweichlich. Eine passende Software für Finanzcontrolling und als zentraler Sammelpunkt für Informationen hilft Ihnen durch automatisierte Prozesse und übersichtliche Aufbereitung aller relevanter Zahlen, Projekte fundierter zu steuern und Ihre Profitabilität zu steigern.

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*Diederichs (1986 ) / Stark (2006)