Jede neue IT-Lösung sollte einen positiven Return on Invest liefern. Je schneller, desto besser. In der Regel steht jedem “Return” zunächst eine Investition gegenüber. Die Investitionskosten in eine neue Softwarelösung ganzheitlich zu bewerten stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung

Dies hat im wesentlichen zwei Gründe:
Viele Unternehmen vergleichen nur offensichtliche Kosten miteinander, beispielsweise Lizenzkosten. Viele weitere, unmittelbar anfallende Kostenpunkte, zum Beispiel für Updates, die werden dabei vergessen.
Noch schwerer wird die Bewertung in dem Moment, in dem Funktionsumfänge nicht deckungsgleich sind: Muss beispielsweise die Entscheidung für eine Software mit einer Kombination aus mehreren anderen Anbietern verglichen werden

Um die Kosten ganzheitlich und gerecht zu vergleichen und so den RoI zu bewerten, sollte man deshalb immer die “Total Cost of Ownership” im Blick behalten. Ähnlich wie bei einem Eisberg, dessen wahre Größe sich unter der Wasseroberfläche verbirgt, sind auch die Investitionskosten für Software auf den ersten Blick nur zu einem Bruchteil abzuschätzen.

Alasco vs. X

Gerade bei modernen Lösungen wie unserer Software, diemit gänzlich neuen Herangehensweisen und Funktionen Probleme löst, ist eine direkte Vergleichbarkeit mit anderen Anbietern eine Herausforderung.

Vergleicht man die Total Cost of Ownership (TCO) von Alasco mit einer vergleichbaren digitalen Controlling-Lösung, müssen die folgenden drei Elemente berücksichtigt werden:

  1. Infrastrukturkosten
  2. Kosten für Onboarding, Wartung & Betrieb
  3. Opportunitätskosten für Arbeits- und Prozessoptimierung

1. Infrastrukturkosten

Um die Funktionalität von Alasco nachzubauen, müsste man Elemente verschiedener anderer Softwareanbieter nutzen und miteinander vernetzen.

a) Finanzsoftware

Die isolierte Funktionalität einer Kostenverfolgung bieten verschiedene Softwarehäuser an. Jedoch handelt es sich in der Regel um sogenannte On-Premise Software, bei der einzelne Arbeitsplätze mit einer Lizenz ausgestattet werden. Neben den Lizenzkosten müssen auch die Kosten für eigene Server mit einbezogen werden. Mehr zu den Unterschieden zwischen Cloud und On-Premise finden Sie hier.

b) Workflow Management und Automatisierung

Da alle Mitarbeiter und Abteilungen in eine neue Software-Anwendung eingebunden werden sollen, ist eine Workflow-Lösung notwendig, sodass Dokumente und Aufgaben automatisch zwischen den Beteiligten verschickt werden können. Anbieter wie Docuware oder ELO bieten diese Funktionalität an.

Möchte man darüber hinaus in den Arbeitsprozessen Daten aus Dokumenten automatisiert auslesen, wird zusätzlich eine OCR-Lösung benötigt. Beispielsweise Signavio ermöglicht die “optical character recognition”

c) Daten Management Systeme (DMS)

Für die sichere Aufbewahrung aller Verträge und Rechnungen bis in die Gewährleistungsphase benötigen Sie zudem ein Daten Management System. Klassische Anbieter von Projekträumen wie zum Beispiel PMG bieten hierfür Module an.

d) Data Warehouse

Wenn man die Funktionen unterschiedlicher Systeme nutzt, sind auch wichtige Datenauf diversen Anbieter verteilt. Um diese Daten erneut zusammenführen, wird ein sogenanntes Data Warehouse benötigt. Anbieter sind beispielsweise Snowflake oder Amazon Redshift.

e) Analyse Tools

Wollen Sie die Daten in Ihrem Data Warehouse tiefergehend analysieren, wird weitere Software wie zum Beispiel Tableau benötigt.

2. Kosten für Onboarding,Wartung & Betrieb

Egal ob eine einzige Lösung oder eine Kombination aus verschiedenen Anbietern: Zu Beginn aber auch während des Betriebs fallen Kosten an.

Schulungen kosten Zeit und Geld: Vorangig die Zeit der Mitarbeiter aufgrund von Arbeitsausfall und Geld, da die meisten Anbieter kein kostenloses Onboarding anbieten. Support wird meist extra in Rechnung gestellt und oft pro Stunde abgerechnet. Selbst bei klassischen Lizenzmodellen (wie bei 1a) fallen jährlich bis zu 20 Prozent der anfänglichen Einmalkosten als Servicegebühren oder ähnliches an. Updates für neue Software werden zusätzlich in Rechnung gestellt. Nach einigen Jahren muss die aktuellste Version sogar komplett neu gekauft werden. Sehr wichtig ist im Falle des Projektcontrollings natürlich auch das saubere Setup und die Verlässlichkeit der Systeme, weshalb man auch personelle Ressourcen in der IT-Abteilung einplanen muss.

Hinzu kommt: Je mehr Lösungen im Einsatz sind und je öfter sich darunter On-Premise oder eigene Entwicklungen befinden, desto höher fallen die finanziellen Aufwände aus. Für jede Lösung einzeln, aber auch um die Funktionalität der Schnittstellen sicherzustellen – insofern diese vorhanden sind.

3. Opportunitätskosten für Arbeits- und Prozessoptimierung

Oft wird die Zeitersparnis aller Beteiligten in der täglichen Anwendung bei der Kostenbewertung vernachlässigt. Die effizienteste Nutzung der Arbeitszeit erreicht man nur, wenn in möglichst wenigen Systemen gearbeitet wird und wenn die Lösung einfach zu bedienen ist.
Auch nicht zu vernachlässigen, aber schwer zu beziffern, ist natürlich das Risiko, wenn Daten (teilweise händisch) zwischen Systemen übertragen werden müssen. Die Kosten durch falsche oder zu späte Entscheidungen aufgrundkönnen in der Immobilienbranche schnell alle zuvor genannten Punkte übertreffen.

Fazit

Die Bewertung der Investition in eine neue IT-Lösung ist komplex und vielschichtig. Es lohnt sich genau hinzusehen und sich im Zweifel von zunächst höheren Kosten zu Beginn nicht abschrecken zu lassen, wenn man so die laufenden Betriebs- und Opportunitätskosten, den zunächst unsichtbaren Teil des Eisbergs, vermeidet.

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