Automatisierung ist eines der Trendthemen der Bau- und Immobilienbranche im Jahr 2021. Dabei geht es nicht darum, den Projektbeteiligten Verantwortung abzusprechen oder ihn durch Technologie zu ersetzen. Digitale, standardisierte Workflows in moderner Software wie Alasco automatisieren viel mehr bislang händische Aufgaben und führen dazu, dass sich die Projektbeteiligten auf das Wesentliche konzentrieren können: auf ihren Beitrag zum Projekterfolg. Aber was sind Workflows überhaupt? Diese Frage und welchen positiven Einfluss digitale Workflows auf die Kollaboration, Effizienz und Sicherheit in Bau- und Immobilienprojekten haben, steht nun im Fokus.
Digitale Workflows: Die größten Vorteile für Bau- und Immobilienunternehmen
Sowohl analoge als auch digitale Workflows haben den Anspruch, größtmögliche Effizienz zu erzielen. Aber was unterscheidet digitale Workflows von den analogen? Sie ersetzen manuelle, papierbasierte Prozesse, indem sie wiederholt anfallende Aufgaben automatisieren. Das birgt folgende Vorteile:
1. Vereinfachte Kollaboration und Kommunikation
Dank vordefinierter Workflows weist moderne Software die Aufgaben inklusive Prioritäten und Dringlichkeit den zuständigen Personen zu. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, gibt sie sie automatisch an die nächste Person im Prozess weiter und die Person erhält eine Benachrichtigung. Damit Rechnungen und Nachträge im Urlaubs- oder Krankheitsfall nicht liegen bleiben, lassen sich ebenso Vertretungen im Workflow hinterlegen. Dadurch, dass alle Projektbeteiligten in einem System arbeiten und sich direkt über eine Kommentarfunktion austauschen können, werden zeitaufwändige und möglicherweise missverständliche Absprachen per E-Mail und Telefon überflüssig.
2. Gesteigerte Produktivität und deutliche Zeitersparnis
Wer gibt die Rechnung eigentlich frei, wenn Frau Kuhn im Urlaub ist? Und wo ist nochmal der Stempel? Durch digitale Workflows müssen Sie sich solche Fragen nicht mehr stellen. Denn erstens werden so Aufgaben direkt an die zuständige Person weitergegeben und zweitens wird jeder Arbeitsschritt digitalisiert – auch Ihr Stempel im Rechnungsprüflauf. Das bestätigen Alasco Kunden: Sie geben ihre Rechnungen dreimal schneller frei. Ein Indiz dafür, dass digitale Workflows für eine deutliche Zeitersparnis sorgen, indem sie manuelle Zeitfresser automatisieren, damit Sie sich auf den Projekterfolg können.
3. Transparente und nachvollziehbare Prozessschritte
Vordefinierte und standardisierte Workflows sorgen für transparente und nachvollziehbare Prozessschritte. Das ist auch in der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ein Vorteil: Der Einsatz von Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen verkürzt die Einarbeitungszeit drastisch. Durch die automatisch weitergegebenen Aufgaben und transparente Prozessschritte, sind neue Mitarbeiter schnell in der Lage, diese Prozesse zu verstehen sowie ihre Aufgaben effizient und sicher zu erfüllen. Außerdem gewährleisten digitale Workflows in moderner Software wie Alasco durch die jederzeit einsehbare Änderungshistorie einen transparenten und nachvollziehbaren Prozessverlauf.
4. Reduzierte Fehleranfälligkeit
Automatisierte Arbeitsabläufe helfen allen Projektbeteiligten, Risiken, Fehler und Verzögerungen zu reduzieren, indem sie für Struktur und Klarheit sorgen. Die Beteiligten haben so ein genaues Verständnis davon, wie und wann sie Aufgaben erledigen und welche Standards sie erfüllen müssen. Die Grundlage, um Missverständnissen vorzubeugen und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten zu vereinfachen.
Nutzen auch Sie die Gelegenheit und übersetzen Sie Ihre idealen Arbeitsabläufe in digitale Workflows!
