Rechnungsdokumente einfach filtern und (neu) gruppieren: So setzen Sie Tags in Alasco effektiv ein

Rechnungsdokumente auf unterschiedlichen Computern und Postfächern, in verschiedenen Dateiversionen oder ausgedruckt in einzelnen Schreibtischablagen: Unzureichender Informationsaustausch aufgrund dezentral verstreuten Wissens ist dafür verantwortlich, dass Entscheidungen in Bauprojekten gar nicht oder nur mit großer Verzögerung getroffen werden können. Wenn nicht jeder Einzelne im Projektteam über die gleiche Wissensgrundlage verfügt, führt das zu ineffizienten Tätigkeiten einzelner Projektbeteiligter und im schlimmsten Fall beispielsweise zu ungeplanten Kostenüberschreitungen.

Mit Alasco sind Sie sicher, dass Sie Ihre Projektfinanzen immer im Griff haben: In der Software läuft der Freigabeprozess Ihrer Rechnungen reibungslos und transparent ab, damit Sie Entscheidungen im Projekt jederzeit auf Basis der Echtzeitdaten treffen. Die Tag-Funktion ermöglicht es, Rechnungen zu verschiedenen Zwecken zu markieren und gruppieren. So können Sie ganz einfach durch Ihre Finanzdokumente navigieren.

Einheitlicher Kenntnisstand statt unzureichender Kommunikation

Insbesondere bei repetitiven Tätigkeiten, wie beispielsweise beim monatlichen Berichtswesen, besteht eine erhöhte Gefahr für Ineffizienz. Lücken in der Datengrundlage und fehlende Finanzinformationen lassen das Bankenreporting so schnell zu einer Mammutaufgabe werden. Beispielsweise wenn das Projekt aus diversen Finanzierungsquellen gefördert wird und ein individuelles Reporting für die einzelne Finanzierer erstellt werden muss.

Der Einsatz von Tags ordnet beispielsweise die vorliegenden Rechnungsdokumente den individuellen Finanzierungsquellen zu. So bringen Sie eine leicht verständliche und nachvollziehbare Struktur in Ihr Berichtswesen.

Das sind Ihre Vorteile von Tags in Alasco:

• Individuelle Strukturierung aller Rechnungsdokumente nach ausgewählten Schlagwörtern
• Rechnungen filtern, sortieren und (neu-)gruppieren
• Schneller Export neu gruppierter Rechnungsdokumente eines ausgewählten Zeitraums
• Informationsweitergabe und Wissenstransfer
• Prozesse festlegen und abbilden

Wie setzt man Tags im Projektalltag mit Alasco ein?

Anhand von Tags lassen sich Rechnungen weiterführende Informationen oder Merkmale zuordnen. Mehrere dieser Labels oder Schlagworte können pro Rechnung in Alasco von den Bearbeitern hinterlegt werden. Anschließend sind diese Informationen in Alasco gespeichert und für jeden Projektbeteiligten sichtbar. Die zusätzliche Informationsebene macht Dokumente nach spezifischen Merkmalen filterbar und so für jeden leicht auffindbar.

Der Einsatz von spezifischen Schlagwörtern ermöglichen eine individuelle Strukturierung und Bündelung von Rechnungen, auch über einzelne Aufträge oder mehrere Projekte hinweg. Tags in Alasco stehen allen Projekten zur Verfügung und dienen auch in projektübergreifend zur Filterung von Rechnungen.

Einsatzmöglichkeiten von Tags in Ihrem Projekt: Fünf Anwendungsbeispiele

#1 Akquisetätigkeiten

Ordnen Sie eingehende Rechnungen einem Projekt in der Akquisephase zu – noch bevor die Projektstruktur in Alasco abgebildet wurde.

#2 Weiterberechnung

Markieren Sie mithilfe von Tags Rechnungen mit Finanzinformationen, die zur Weiterberechnung für einen anderen Zweck vorgesehen sind.

#3 Erinnerungsfunktion

Behalten Sie den Überblick über offene Fragestellungen: Vergeben Sie Tags für Rechnungen, die Sie bei der nächsten Besprechung intensiv diskutieren möchten.

#4 Informationsvermittlung

Erstellen Sie Tags mit wichtigen Zahlungsinformationen für die Buchhaltung, beispielsweise zur Angabe des zu verwendenden Kontos oder der Finanzierungsquelle.

#5 Nebenkostenabrechnung

Filtern Sie durch den Einsatz von Tags diejenigen Rechnungen, in denen Nebenkosten abgerechnet werden und erstellen Sie stichtagsbezogen eine Nebenkostenabrechnung.

Nutzen Sie die Flexibilität dieser Funktion und erstellen Sie mit eigenen Tags eine für Ihre Projekte passende Struktur. Die Tag-Funktion erlaubt beliebig und individuelle Einsatzmöglichkeiten nach Ihren Ansprüchen.

Allgemeine Tipps zur Arbeit mit Tags

• Bei Tags handelt es sich um ein Freitextfeld: Tragen Sie Stichworte ein und filtern Sie Ihre Rechnungsdokumente entsprechend.
• Sie können Tags zu jedem Zeitpunkt anlegen: je früher, desto besser – für eine einheitliche Rechnungsstruktur.
• Eine Rechnungen kann mit mehreren Tags versehen sein – die Zuordnung von bis zu acht unterschiedlichen Kategorien ist möglich.
• Sie können Tags direkt im Rechnungslauf bearbeiten, hinzufügen oder löschen – genauso wie Sie Rechnungen bearbeiten.
• Rechnungsexport: Listenexport von mit einem gemeinsamen Tag versehenen Rechnungen eines ausgewählten Zeitraums.
• Informationsweitergabe: Für ein einheitliches Verständnis der Tag-Funktion klären Sie mit  Kolleginnen und Kollegen die in Ihrem Unternehmen verwendete Struktur und Kategorisierung.