Erhöhtes Sicherheitsgefühl und tagesaktuelle Bearbeitung von Rechnungen: Innerhalb kürzester Zeit gelang THOST der Umstieg auf das digitale Projektmanagement.

Die Ausgangslage:

“Unsere Aufgabe als Projektmanager ist es, dass der Bau so läuft wie geplant – ohne Kostenüberschreitung, ohne Terminüberschreitung und im vorgegebenen Qualitätsrahmen”, berichtet Projektmanager Torsten Hecht über sein laufendes Projekt, eine Arealerweiterung auf über 32.000 m². Durch die Hände seiner Kollegin Jennifer Edel laufen täglich mehrere Dutzend Rechnungen: Als Projektassistentin prüft sie kaufmännisch, ob der Preis korrekt ist, die Mehrwertsteuer stimmt, Nachlässe berücksichtigt und Sicherheitseinbehalte gemacht wurden. Gleichzeitig pflegt sie die Ablage und dokumentiert den Rechnungslauf.

Die Herausforderung:

“Zu Spitzenzeiten gingen pro Tag teilweise bis zu 80 neue Rechnungen ein. Für uns lag die Herausforderung darin, alle Excel-Tabellen bis ins kleinste Detail zu pflegen, auf dem aktuellen Stand zu halten und währenddessen dieselbe Rechnung auch zu bearbeiten”, erzählt Jennifer Edel. Die Bearbeitung jeder einzelnen Rechnung erforderte das Aufrufen des bestehenden Auftrags, um Rechnungsinhalt und Auftrag abzugleichen. Torsten Hecht erinnert sich an
unzählige Stunden, die er für die Rechnungsprüfung zusätzlich zu seinem Job auf der Baustelle aufgewandt hat: “Ich habe jeden Abend den Computer angemacht, um bis zu 50 Rechnungen einzeln zu prüfen und freizugeben.” Überstunden waren für das Projektteam die Regel, dennoch kam es zu einem Bearbeitungsverzug. “Wir wussten, es muss sich was ändern”, erklärt der Projektmanager.

„Für die Prüfung einer Schlussrechnung benötige ich jetzt  15 Minuten statt 60 Minuten!“

Torsten Hecht, Projektmanager

2.800

Rechnungen in Alasco in fünf Monaten

10 h

Zeitersparnis pro Woche je Mitarbeiter

75 %

Schnellere Rechnungsprüfung

Die Lösung:

“Innerhalb einer Woche war ein ganzer Umbruch geschehen, das war unglaublich”, erinnert sich Jennifer Edel. Überraschend für sie, da sie in der Vergangenheit miterlebt hat, dass die Einführung einer neuen Software viel Zeit und IT-Expertise erfodert. Im steten Austausch mit dem Customer Success Team von Alasco konnte das Team innerhalb von drei Wochen 200 ausstehende Rechnungen prüfen. Seitdem bearbeite sie 30 bis 40 neu eingehende Rechnungen mühelos tagesaktuell, berichtet die Projektassistentin: “Es ist unglaublich, was es mir an Zeit spart.” Torsten Hecht schließt die Prüfung einer Schlussrechnung, die vorher etwa eine Stunde in Anspruch nahm, in Alasco innerhalb von 15 Minuten ab.

Durch die klare Struktur in der Ablage, die Datenübersicht und die Dokumentation des Rechnungslaufs in Alasco, entfällt für beide das ausführliche Wälzen in den Akten und das Kontrollieren jedes einzelnen Rechnungspostens: ”Ich kann mich darauf verlassen, dass die Details richtig sind und habe ein erhöhtes Sicherheitsgefühl”, so Jennifer Edel. Auch Torsten Hecht erleichtert die Nachvollziehbarkeit innerhalb der Software die Projektarbeit: “Ich habe eine Übersicht, was wurde schon bezahlt. Gleichzeitig werde ich bei Überzahlung gewarnt. Keine Rechnung bleibt mehr liegen.”

Video: THOST Projektmanagement nutzt Alasco

“In Alasco kann mich darauf verlassen, dass die Details richtig sind. Ich habe ein erhöhtes Sicherheitsgefühl.“

Jennifer Edel, Projektassistentin