Digitale Kollaboration und Automatisierung: So haben Teams mehr Zeit fürs Wesentliche

Auf das Wesentliche konzentrieren – was Toni Ser, Senior Consultant bei Brand Berger und Kunde von Alasco meint: Gute Entscheidungen treffen und Immobilienprojekte erfolgreich managen. Doch das ist im Projektalltag gar nicht so einfach.

Mehr Kollaboration, mehr Automatisierung: Das Erfolgsrezept zukunftsgerichteter Immobilienunternehmen

Laut einer Studie von Roland Berger verbringen Projektmanager 90 Prozent ihrer produktiven Arbeitszeit mit Kommunikation und Prozessmanagement. Sie suchen in unterschiedlichen IT-Systemen und physischen Archiven nach Informationen, beantworten E-Mails und Telefonate und nutzen veraltete Dienstwege, um erfolgskritische Entscheidungen zu treffen. Das kostet Zeit, Geld und Nerven: Wer überwiegend monotone, repetitive Aufgaben erledigt, ist zwar lange beschäftigt, “schafft” aber wenig und verliert schnell die Motivation.

Dabei ließe sich ein Großteil dieser Tätigkeiten leicht automatisieren. Die Digitalisierungsstudie von ZIA und EY zeigt, dass gerade die Bereiche Zahlungsverkehr, Controlling, Dokumentenanalyse und Reporting das höchste Automatisierungspotenzial haben. 96 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass sich die Mitarbeitenden durch Automatisierung Aufgaben mit höherer Wertschöpfung widmen können. Das Erfolgsrezept zukunftsgerichteter Immobilienunternehmen lautet also: Kollaboration fördern, Prozesse automatisieren. Beides geht im Projektalltag Hand in Hand – und am besten mithilfe digitaler Tools, die genau darauf abzielen.

Software für die Immobilienbranche: 3 Merkmale kollaborativer Lösungen

Es gibt bereits Softwareanbieter, die sich auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Immobilienbranche eingestellt haben. Das können etablierte Player sein, aber auch innovative Proptechs – gemeinsam ist ihnen, dass sie die Branche kennen und ihre Produkte nah an den Bedürfnissen ihrer Kunden entwickeln.

Gute Softwarelösungen setzen auf die folgenden drei Faktoren und sorgen dafür, dass sich die Projektbeteiligten auf das Wesentliche konzentrieren können: auf ihren Beitrag zum Projekterfolg.

1. Digitale Workflows

Definierte Workflows – auf Deutsch “Arbeitsabläufe” – sind eine standardisierte Abfolge von Arbeitsschritten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie legen fest, wer was wann und wie tut und wer anschließend daran weiterarbeitet. Digitale Workflows sind transparent und nachvollziehbar, vereinfachen die Zusammenarbeit, reduzieren Fehler und erhöhen die Effizienz.

2. Offene Schnittstellen (Public API)

Auch wenn es schön wäre: Die eierlegende Wollmilchsau gibt es auch in der Softwarewelt nicht. So nutzen die meisten Immobilienunternehmen mehrere Insellösungen, die unabhängig voneinander arbeiten. Damit diese dennoch miteinander kommunizieren können, stellen moderne Softwarelösungen offene Schnittstellen (Public APIs) bereit. Sie ermöglichen eine individuelle Anbindung je nach Anwendungsfall – ohne, dass eine kosten- und zeitaufwändige Integration programmiert werden muss. Das schafft Transparenz und reduziert manuelle Aufwände und Fehler. Und es führt zu einer reibungslosen Kollaboration über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.

3. Eine “Single Source of Truth”

Projektentwickler und Asset Manager müssen im Arbeitsalltag viele Entscheidungen treffen – meist unter Zeitdruck. Das gelingt nur dann, wenn alle relevanten Daten und Informationen korrekt und verlässlich zur Verfügung stehen. Das Herzstück einer modernen Softwarelösung ist deshalb immer eine “Single Source of Truth”, die jederzeit und für alle Projektbeteiligten verfügbar ist. Darin sind alle Dokumente strukturiert abgelegt. Cloud-basierte Lösungen sorgen dafür, dass alle Änderungen und deren Historie in Echtzeit sichtbar sind. Das erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert den Abstimmungsaufwand, weil alle Stakeholder die gleiche Diskussionsgrundlage haben.

Kollaboration ist die Basis jedes erfolgreichen Immobilienprojekts – und Automatisierung der Enabler, der sie möglich macht. Entsprechende Softwarelösungen können Projektentwickler und Asset Manager dabei unterstützen, die richtigen Schritte einzuleiten, indem sie als Single Source of Truth dienen, offene Schnittstellen anbieten und Workflows digitalisieren. Gerade bei der Automatisierung manueller Aufgaben lässt sich bereits mit kleinen Stellschrauben eine große Wirkung erzielen. Ein zukunftsweisender Weg muss also nicht immer zeit- und kostenintensiv sein, führt aber sehr schnell zu mehr Struktur, Transparenz und Effizienz – und einem nachweislich hohen Return on Investment (ROI). Gerade in Krisenzeiten und vor dem Hintergrund der sich stetig wandelnden Branche ist genau das die Botschaft, die Immobilienunternehmen brauchen.